學(xué)生學(xué)籍檔案管理暫行辦法
2024-07-02 15:21:54
第一章 總 則
第一條 學(xué)生檔案是學(xué)生從錄取入院到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長(zhǎng)的真實(shí)記錄。學(xué)生檔案管理旨在對(duì)學(xué)生在校期間所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔，提供學(xué)生檔案的查、借閱服務(wù)及畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、管理等工作。為適應(yīng)學(xué)生檔案管理工作的需要，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理動(dòng)態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，確保學(xué)生檔案的安全及管理的嚴(yán)肅性、連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案在學(xué)生管理工作的作用，特制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的學(xué)籍檔案是指全日制在校生的個(gè)人檔案，內(nèi)容包括學(xué)生在各學(xué)習(xí)階段中形成的學(xué)籍、成績(jī)、健康、考核、畢業(yè)等各種登記表格，獎(jiǎng)懲記錄，黨、團(tuán)組織等資料。
第三條 按照集中統(tǒng)一管理檔案的原則，我院的學(xué)生學(xué)籍檔案由各系部進(jìn)行集中保管，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)有關(guān)學(xué)生檔案資料的收集、管理，學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)統(tǒng)一移交學(xué)生處。
第二章 學(xué)生檔案整理及管理要求
第四條 凡按規(guī)定應(yīng)由個(gè)人填寫的檔案材料，本人必須如實(shí)填寫。
第五條 凡按規(guī)定應(yīng)由個(gè)人填寫的檔案材料，在署名時(shí)必須署本人戶口法定姓名且要與入學(xué)錄取名冊(cè)中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，不經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自更改。
第六條 歸檔材料的內(nèi)容在填寫過程中必須認(rèn)真書寫，不得使用不規(guī)范用字、錯(cuò)別字或同音字，字跡要清楚、工整，一律使用黑色鋼筆或簽字筆填寫，不能使用復(fù)印件。
第七條 歸檔材料在移交時(shí)應(yīng)是完整的，內(nèi)容不完整或有缺損的材料不歸入檔案。歸檔時(shí)要附帶檔案材料目錄。
第八條 對(duì)失去保存價(jià)值的學(xué)生檔案，由學(xué)生處造冊(cè)報(bào)主管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，予以銷毀，未經(jīng)鑒定和同意不得銷毀任何檔案。
第九條 學(xué)生檔案管理人員要經(jīng)常檢查學(xué)生檔案，防止火燒、蟲咬、水濕、磨損、丟失、混亂等現(xiàn)象。
第十條 各系部學(xué)生檔案管理人員應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，工作中要堅(jiān)持原則，忠于職守，嚴(yán)守保密紀(jì)律，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)際操作技能。檔案管理人員如發(fā)生工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)做好檔案的交接手續(xù)。
第十一條 學(xué)生檔案管理人員對(duì)檔案材料要及時(shí)收集、動(dòng)態(tài)管理，據(jù)實(shí)立檔，據(jù)實(shí)用檔，對(duì)所收集的材料，一定要做到材料齊全，內(nèi)容真實(shí)，簽署完備。
第十二條 學(xué)生檔案保管范圍：在籍、休學(xué)、停學(xué)、保留入學(xué)資格學(xué)生的檔案、因各種原因滯留在校的畢業(yè)生檔案；退學(xué)、開除學(xué)籍、死亡學(xué)生的檔案根據(jù)學(xué)籍異動(dòng)情況，由學(xué)生處統(tǒng)一負(fù)責(zé)處理。
第三章 學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容及接收辦法
第十三條 學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容
1.高考檔案：高中（含中專）畢業(yè)生登記表、入團(tuán)（黨）材料、高考志愿表、高考體檢表、準(zhǔn)考證、錄取通知書等；
2.中考檔案：中考考生登記表；
3.新生入學(xué)體檢表；
4.學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲材料：院級(jí)及以上獎(jiǎng)勵(lì)（含獎(jiǎng)學(xué)金及各類先進(jìn)個(gè)人）等；處分為警告以上（含警告）；
5.學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料：包括入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、入黨申請(qǐng)書、入黨積極分子材料、思想?yún)R報(bào)、外調(diào)材料和轉(zhuǎn)正申請(qǐng)等；
6.學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)材料：包括學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、停學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)的有關(guān)申請(qǐng)材料及文件；
7.畢業(yè)生檔案材料：包括高校畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)單、綜合素質(zhì)考評(píng)檔案等；
8.其它相關(guān)材料。
第十四條 所有歸檔材料，均由所在系部負(fù)責(zé)整理、審定內(nèi)容是否齊全、真實(shí)，并按照“以班為單位，以學(xué)號(hào)為順序”的移交方式（以下簡(jiǎn)稱：移交方式），在畢業(yè)生畢業(yè)前（六月中旬）向?qū)W生處移交，并辦理交接手續(xù)。
第十五條 新生檔案的接收程序：
1.新生報(bào)到時(shí)，將個(gè)人的高中（或中專）、初中學(xué)籍檔案交所在系部；入學(xué)后，招生辦負(fù)責(zé)將新生高考錄取電子檔案轉(zhuǎn)至各系部。
2.各系部接收到新生檔案后，更換學(xué)院統(tǒng)一印制的檔案袋，按照班級(jí)、學(xué)號(hào)的順序?qū)π律鷻n案資料進(jìn)行審核、整理、編號(hào)。建檔工作完成后，按規(guī)定的移交方式將全部檔案移交系部的檔案室交專人進(jìn)行保管，并填寫移交材料清單；
3. 新生的團(tuán)組織關(guān)系材料由各系團(tuán)總支負(fù)責(zé)接收、審定、保存，各系團(tuán)總支書記對(duì)本系團(tuán)員檔案整理、匯總各項(xiàng)數(shù)據(jù)后，于每學(xué)期開學(xué)第一個(gè)月報(bào)院團(tuán)委備案；
4.新生中黨員的入黨材料由學(xué)院黨委組織部門負(fù)責(zé)接收、審定。
第十六條 學(xué)生在校期間歸檔材料的接收
1.入學(xué)登記表、畢業(yè)生登記表、綜合素質(zhì)考評(píng)檔案、學(xué)生違紀(jì)處分決定書、獎(jiǎng)學(xué)金登記表、各種評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)懲等材料由各系部負(fù)責(zé)整理、學(xué)生處審核后統(tǒng)一歸檔；
2.學(xué)生在校期間的成績(jī)及相關(guān)材料由教務(wù)處負(fù)責(zé)審定后，各系部統(tǒng)一歸檔；
3.其它經(jīng)學(xué)院審定認(rèn)為有必要?dú)w檔的材料由相關(guān)部門負(fù)責(zé)整理后，系部統(tǒng)一歸檔；
4.以上歸檔材料需加蓋學(xué)院或部門公章。
第四章 畢業(yè)生檔案歸檔內(nèi)容及接收辦法
第十七條 畢業(yè)生的檔案材料是用人單位選拔畢業(yè)生的重要依據(jù)，為把畢業(yè)生檔案及時(shí)轉(zhuǎn)遞到用人單位，各系部務(wù)必于每年畢業(yè)生畢業(yè)前三周（六月中旬），按照學(xué)生處統(tǒng)一安排及時(shí)將畢業(yè)生的資料歸檔。
第十八條 畢業(yè)生離校時(shí)將按照畢業(yè)派遣的要求轉(zhuǎn)遞到相關(guān)就業(yè)部門，并及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞的回執(zhí)寄回。
第十九條 因各類原因需要暫緩轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案，須資料補(bǔ)辦齊全后，由本人持畢業(yè)證原件，到學(xué)生處辦理相關(guān)派遣手續(xù)。
第二十條 每年6月15日前，教務(wù)處將因成績(jī)不合格而不能如期畢業(yè)的學(xué)生名單通知到學(xué)生處，并附帶情況說(shuō)明。在規(guī)定的期限內(nèi)學(xué)生通過補(bǔ)考且符合畢業(yè)條件，教務(wù)處應(yīng)及時(shí)書面通知學(xué)生處，并重新打印合格成績(jī)單。學(xué)生處更換學(xué)習(xí)成績(jī)表并取出結(jié)業(yè)的相關(guān)材料后，其檔案轉(zhuǎn)出按畢業(yè)生的基本流程辦理；對(duì)于在規(guī)定的期限內(nèi)因各種原因不能畢業(yè)的學(xué)生，由相關(guān)部門確認(rèn)后書面通知學(xué)生處，學(xué)生處在《畢業(yè)生登記表》中填入不準(zhǔn)予畢業(yè)結(jié)論。學(xué)生處在歸齊這類學(xué)生的材料后，將檔案寄回該生生源所在地的人才交流中心，也可根據(jù)學(xué)生或用人單位的要求直接轉(zhuǎn)出。
第二十一條 畢業(yè)生團(tuán)組織關(guān)系由各系團(tuán)總支負(fù)責(zé)將團(tuán)組織關(guān)系裝入畢業(yè)生檔案，系團(tuán)總支書記負(fù)責(zé)審核把關(guān)，確保無(wú)誤。
第二十二條 學(xué)生處學(xué)籍管理人員負(fù)責(zé)有關(guān)檔案問題的來(lái)人、來(lái)電、來(lái)函查詢工作，各有關(guān)部門積極配合。
第五章 學(xué)生檔案查閱辦法
第二十三條 查閱、借閱檔案的手續(xù)
1.各部門因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意并按規(guī)定辦理審批手續(xù)后，持手續(xù)到所在系部申請(qǐng)查閱學(xué)生檔案，填寫檔案查詢記錄。
2.查閱檔案的教師應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，確保檔案原始記錄的真實(shí)性；未經(jīng)學(xué)生處批準(zhǔn)，不允許復(fù)印、拍照學(xué)生檔案材料；不得查閱與本人有親屬關(guān)系的檔案。
3.學(xué)生檔案按規(guī)定應(yīng)在檔案室內(nèi)查閱，如遇有特殊情況必須借出時(shí)，須經(jīng)系部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù)后方可借出，借閱檔案應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)歸還。
4.借檔人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，妥善保管，確保檔案的安全，借出的檔案不得帶出學(xué)院，不得轉(zhuǎn)借他人或向他人泄漏檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)交他人代為歸還。
5.借檔人對(duì)待檔案材料要認(rèn)真負(fù)責(zé)。閱檔時(shí)不得涂改、添注、勾劃、損壞檔案材料，不得隨意抽出或增加檔案零星材料。查閱兩份以上檔案時(shí)，不要同時(shí)打開，防止裝錯(cuò)或丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案中有問題，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員說(shuō)明，由檔案管理部門按有關(guān)規(guī)定處理，借閱人不得擅自作主進(jìn)行處理。
6.校外單位、公安機(jī)關(guān)、公證機(jī)關(guān)來(lái)校查閱學(xué)生檔案應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)學(xué)生處批準(zhǔn)后在相關(guān)部門帶領(lǐng)下到所在系部檔案室查閱，檔案不得帶出學(xué)院。
第六章 檔案關(guān)系變動(dòng)的管理
第二十四條 因?qū)W籍變動(dòng)而需要檔案關(guān)系變動(dòng)的，由學(xué)生處下發(fā)書面通知后為其辦理變更。
第二十五條 在校學(xué)生因申請(qǐng)出國(guó)而需將檔案轉(zhuǎn)出的，由于國(guó)家目前尚無(wú)明文規(guī)定，可由學(xué)生本人與學(xué)生處檔案室雙方參照國(guó)家有關(guān)規(guī)定協(xié)商解決檔案的存放問題。
第七章 附 則
第二十六條 本辦法自2012年9月起執(zhí)行，2017年7月修訂，由學(xué)生處、團(tuán)委負(fù)責(zé)解釋。